2011年11月24日 星期四

不賣命工作術5招:發現1小時的威力

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【終生學習】


2008-02 Cheers雜誌 399


不管貴富貧賤,每個人都擁有相同的「時間」,但「善用」與「浪費」,卻產生天壤之別的價值,掌握不窮忙的時間祕密,其實你就做得到。

忙!盲!茫!你的生活是不是像無頭蒼蠅一樣,愈來愈難擺脫這3個令人討厭的形容詞?

根據勞委會公布的2006年國際勞動力指標,在20個世界主要國家中,台灣勞工每年平均工時長達2,170小時,平均每人每天工作8.3小時,高居世界第2。瑞士洛桑管理學院(IMD)的「世界競爭力報告」,2006年台灣人工時也在全球前5

然而,「工時高」卻不代表「收入高」,台灣近6年(20012006年)平均薪資的年增率僅0.85%,增幅不但遠低於韓、星等新興工業國家,也不到美、歐先進國家加薪幅度的一半,且薪資升幅創歷史新低,勢必難以抵擋動輒超越2%的物價指數(CPI)年增率。

也就是說,你辛苦了半天,薪水漲幅卻追不上物價飆漲的速度,到頭來是愈窮愈忙。

更令人氣結的是,根據中央大學人力資源管理研究所教授李誠的研究指出,台灣漸漸走向「窮者越忙、富者越閒」的社會

有錢人懂得讓錢滾錢,利用時間去賺時間,不僅空閒餘裕,又能讓財富倍增。反之,成天被庶務綁死的窮人,耗費全部的體力,又因時間沒效率及彈性,「產值」不大,薪資始終上不去,不斷掉入「越窮越忙」的惡性循環。

「窮忙族」難道就沒有翻身的機會?

撇開財富不談,就每人每天24小時的公平性而論,這其中的關鍵,就在於你是否能改變「用」時間的態度與方法!

時間觀念第1堂課:提升「附加價值」


日本時間管理專家箱田忠昭在《早上3小時完成一天工作》一書中指出,有人工作一小時只賺台幣200多元,有人工作一小時卻能賺台幣2,000多元,其中,因為對於時間「用法」的不同,兩者差異竟可到達百倍。

一般所謂的「時間管理」,大都將目光擺在如何節省時間,或是擠出更多的時間。箱田忠昭認為,真正重點應該是如何將你所「擁有的時間」,轉換成「附加價值較高」的時間,從而為自己創造出值得期待的生活

想擁有這樣的轉變,只要擠出一個小時就可以開始。

為什麼?答案不在「時間」,而在這一小時中產生的「超強專注力」

《一小時的思考技術》作者大衛.拉卡尼(Dave Lakhani)在當職業跆拳選手與執法官時,學到激烈的衝突中,只要在短時間內非常專心,就能完成許多人數月甚至數年無法完成的事,「每個人擁有一個小時的長度都是一樣的,你要用這些時間來做些什麼?又該如何投資這些時間?這些都會決定你在人生所剩的時間內,可以獲得什麼。」拉卡尼在書中強調。

時間觀念第2堂課:解開錶帶的手銬,依羅盤行動

卓睿企管顧問公司董事長葉微微指出,時時觀看手錶,計算眼前一小時的使用效率固然重要,但是背後指導行為方向的「羅盤」,才是真正的王道。

所謂「羅盤」,講的就是「價值觀」。

她以人類追求快樂的3個層面分析,層次最低的是「不是你死,就是我活」的「競爭式快樂」;進步一點的是「條件式快樂」,以「交換」為原則:「你做到什麼,我就給你什麼」。最高層次的是「自覺式」,從內在驅使的快樂,知道自己想要什麼。「一旦你來到自覺式的快樂,往往不容易受外力干擾,此時,無論一分鐘或一個小時,都會產生爆炸性的威力!」葉微微強調。

她進一步指出,時間管理要管的不是「事」,而是「方向感」

若你很清楚自己的方向,是要去「創造價值」,你的工作角色自然就會從這個角度去準備,包括過程中要做什麼,要有什麼突破。

等見到客戶時,因為目的清楚,結果就會如你預期,而非一味拘泥時間技術卻無頭緒、把寶貴時間花在摸索的人,「兩相比較,客戶對你的效率與讚許,都會讓你這一小時的價值跟別人不一樣。」

時間觀念第3堂課:設定合理的目標

所謂「時間要花在刀口上」,指的是有了方向感後,要用「最少投資時間,達到最多時間利益。」

首先,必須清楚的設定目標,目標要具體,有設定完成期限,否則只會是個空洞的願望而已。

謝孟蓉,29歲,專科畢業的她做過台灣高鐵的行政人員,3年多前進入外商汽車公司擔任客服人員,每天的工作是接電話、處理顧客的各種疑難雜症,由於編制不大,連倒茶水、上廁所、中午用餐時間,都要與同事輪流。沒電話進來的空檔,也不得閒,她必須準備客戶要求的文件,主動打電話聯絡客戶,報告處理進度,一星期內會有幾天得加班到晚上89點才忙得完,而且24小時手機得開機,以應付客戶的突發事件。

「我擔心自己的工作會被外包取代,所以下班後我想要培養第二專長,為了工作與生活平衡,我想要重拾中斷已久的長笛課,我想要多念點英文,想要早點存到人生的一百萬,想要交男朋友,……」謝孟蓉列出自己的目標,愈說愈興奮。

不過,謝孟蓉琳瑯滿目的目標似乎與箱田忠昭所提的原則相違。

箱田忠昭認為,這個也想做、那個也想做,太過貪心立下太多目標的話,最後的結果是,連一個目標都無法達成。

他強調,只要設定一個自己要去努力衝刺的目標後,在那段期間,把全副精神集中在目標上,如同握緊「來福槍」瞄準,集中精氣神,就能擊出一發威力強勁的子彈。

其次,為了增加目標實現的可能性,箱田忠昭認為,不妨再準備一個「備份計劃」backup plan)。

以謝孟蓉為例,若她訂了3年後打算存到台幣100萬元的目標,每天開源節流,萬一無法如期達成時,至少要存到台幣60萬元才能接受,這就是備份計劃的概念。

備份計劃並非給自己偷懶的機會,而是當理想與現實差距拉大時,可以有個較接近的目標,激勵自己前進,不要輕言放棄。

時間觀念第4堂課:做好目標企劃

立下目標是走向成功的第一步,接著便要「企畫」一個可執行的計劃,著手「實行」,並常常「追蹤」方向是否正確

以從貿易業轉戰壽險業的廖崇聖為例,30歲的他,訂下3年內要達到每月收入20萬元的目標。以目標企劃的角度思考,目前廖崇聖每月月薪約7萬元,比較可能執行的方式是以每年增加7萬做為進程。

首先,企劃的第一步得看「業績」從哪裡來。曾任美商3M、雅芳公司教育訓練主管多年,現為業務銷售顧問的王亞蘭分析,業績不外乎來自「客戶」與旗下的「業務員」。因此,不妨將這兩個角色,按潛力分為ABC三級,並就業績貢獻的大小,分配自己投入的時間,以免自己一視同仁,卻不見等值成長似的「瞎忙」。

其次,除了勤於拜訪,還要做好客戶資料管理,想好客戶不在時的備用方案,並瞭解公司產品中,哪幾種最擅長,可以幫自己貢獻最多業績。

另外,廖崇聖最困擾、常會佔掉一天中三分之一時間的會議與教育訓練,表面上是阻礙客戶拜訪的大石頭,耗費時間、心力又沒有產值,但卻隱含「先蹲後跳」的爆發力。

待過房屋仲介、銀行、高科技業,每個領域都是超級業務員、現為企業講師的陸易仕國際顧問公司總經理謝文憲,對業務員可能遭遇的時間難題瞭若指掌。

他以自己過去的經驗指出,會議與教育訓練看似花時間,卻是一種溝通與專業的投資,活動本身沒有問題,問題在於主持和參與的人,有沒有思考如何提升效率,並從中補強自己不足的知識與技巧。

尤其,這些看不到的能量需要累積一段時間,但往往在爆開的點來臨前,大部份的人就放棄了。「若你懂得堅持下去,只要銷售技巧、時間管理、客戶關係到達成熟階段,業績倍增的量會十分驚人,目標達成會事半功倍!」謝文憲強調。

時間觀念第5堂課:掌握「緊急」、「重要」的N字法則

藉理財的觀念來管理時間,往往可以收到異曲同工之效

著有多本時間管理暢銷書的台灣大學化學工程系教授呂宗昕曾在電視上看過一個節目,一位理財專家現身說法,教導年輕人如何儲蓄。他說,一般人的想法都是以下面的公式在考慮儲蓄的事:

可儲蓄的金額=總收入金額—總支出金額

按照這個公式,若開銷過大,往往存不了錢。所以,那位理財專家建議將公式修正為:

支出的金額=總收入金額—預定儲蓄金額

也就是說,若你想固定有一筆儲蓄,賺來的錢得先減去這個數字,把這筆錢預存下來,剩下的才能拿來消費。
他藉此觀念延伸到時間管理的訣竅:

工作的時間=總共可運用時間—目標達成(進修)預定的時間

在高科技公司擔任研發工程師的黃耀星,笑稱說自己在高壓力工作下,養成了「3快」功夫:「吃飯快、開車快、睡覺快」,且恨不得每天都有36小時,多出來的 12小時,不是拿來休息,而是可以用來進修。他為自己訂下的目標,就包含了3項進修計劃,包括語言、專業知識,還有跟未來晉升有關的管理知識。

他除了中午午休與下班時間全挪作自修之用,星期日還花上8小時在補習班學工作所需的AutoCAD(繪圖軟體),甚至,星期六難得與女友相處,他都計畫拿來學別的東西。

呂宗昕審視他一天的作息表,發現他每天竟花上1012小時待在實驗室。因為工作時間太冗長,讓晚上無法有規則的時間上補習班進修,呂宗昕藉著前面所提的時間公式,建議他預留固定「儲蓄」的時間,逼著自己提早結束「支出」的工作時間。

工作時間的運用要非常有效率,關鍵在於是否掌握了一天工作的「輕重緩急」,而非「先來的先做,後來的後做」。所謂「輕重緩急」,可依「緊急」、「重要」的程度,分為4個象限,處理順序依N字形進行

對研發工程師而言,第1優先的通常是機台故障維修、實驗成果、年度研究計劃報告;第2優先的是機器保養、調整等例行性的事務;第3緊急不重要的往往與工作領域無關,譬如尾牙聚會;回一些與工作無關的e-mail、閒聊等則是落在第4個順位。

呂宗昕建議,不妨在昨晚就決定好今天處理事情的優先順序,或是在8點進公司時,先規畫好今天實驗的計劃,減少try and errors(嘗試錯誤)的時間,想辦法讓上班時間縮短,就有更多時間去安排其他目標的進修機會。

另外,想過一個有效、規律的生活,你必須在「重要不緊急」的第2優先象限中,放較多比例的時間,因為它強調「計劃」與「預防」,容易助你成功。

若你發現自己陷於3象限,你需要學會對不重要的事情說「不」,若第4象限花掉你太多時間,代表你不清楚想要什麼,應該重新審視自己的目標設定。

管理大師史蒂芬.科維(Stephen R. Covey)在《與成功有約》一書中,談到時間管理其實就是個人管理,與其著重於時間與事物的安排,不如把重心放在維持產出與產能的平衡上。

因此,善用你的一小時,無論是工作或休閒,是專業的精進還是興趣的深耕,樂在其中,不斷尋求專注與平衡,每個充實的一小時,會構成一天,一週,一年,就會產生令人意想不到的力量,為你帶來最大的時間利益!

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