2011年10月17日 星期一

開口就像CEO的8大祕訣

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【終生學習】
資料來源:天下雜誌480期

每個人都有機會被拱上台說話。如何善用這場演說,做出最有效的溝通?主管該如何鍛鍊出隨時隨地都能自在表達的「演說力」?
「每一次非得開口不可,都是在測試你的領導能力。」─美國作家詹姆士.修莫
傑克威爾許的演講撰稿人藍恩曾說,在奇異公司,擔任領導人的條件之一,就是要有傑出的演說力,必須「一上台就能傳授、說服、激勵、領導。」

只不過,「當眾演說」一向是許多人的罩門。有項調查曾經問過三千個美國人,「你最害怕的是什麼?」結果,演講竟然擠下了死亡,被列為最讓人恐懼事物的排行之首。
難怪許多主管會對公開演說避之唯恐不及─不是推說自己忙不過來、有更要緊的事非做不可,就是一拖再拖,拖到硬著頭皮站上講台,結果講得一塌糊塗─白白浪費了一次溝通的機會。
想要成為領導人,就必須會講話。從當上經理人開始,你就躲不掉各種不得不開口的機會:可能是自己部門召開的會議,由你站起來說明公司的新政策;也可能是一場部門歡送退休員工的晚宴,你得「說幾句話」;還可能要對客戶、董事會做業務報告,或接受外界不定期的演講邀約。
在所有的行銷技巧中,向目標對象做簡報或演說,是分享概念、影響他人、建立企業品牌的最佳方法之一,」溝通訓練專家平可絲強調。如果你渴望在職場生涯中步步高升,那麼,除了精通本業,你還要懂得善用演說,跟公司內外的人有效溝通。
身為主管,如何才能鍛鍊出隨時都能自在表達的演說力?
事前準備
專家都同意,絕佳的演說技巧,並不是與生俱來的天賦,一切都要靠「準備」。如果你下週就要上台講話,管理顧問貝爾克和托普琴克提出了幾個事先準備的基本要點:
1. 決定你的演說目的,把它寫成一句話:精彩的演說,都始於清楚的訊息。你希望聽眾從這場演說中得到什麼啟示?把主題寫成一句話,讓大家立即能夠清楚理解
2. 設計你的講題大綱:一旦有了主題,就要訂下大綱。演講的形式不外幾種:就職演說、得獎感言、勵志談話、方針闡述、開幕致詞、恭賀祝頌等,不一而足。但最好都能包含一個清楚的主題和幾個重點(通常是三個,多了一般人記不住)。
3. 了解你的聽眾:規劃講稿時,一定要想到你的聽眾。他們想要知道什麼?為什麼要出席?講什麼才能讓他們不虛此行?你對聽眾的掌握愈充分,就愈容易進行準備。
4. 注入讓演說變生動的元素:要讓演說生動有趣,別忘了注入幾個元素,例如講故事。有好的故事,講話內容才會精彩。很多演說高手都懂得用故事來起頭,然後帶入演講的主軸。其他可以善用的元素,還包括了時事、軼聞、數據,以及幽默等。
5. 練習,練習,再練習:確定演說內容後,盡量找機會練習。你可以在開車上班途中、跑步運動時大聲背誦重點,也可以對著好友、家人甚至小狗反覆演練。這會讓你對演說更有把握,你會比較放鬆,也會減少上台的恐懼感。
「像CEO一樣」做溝通
有心想要更上層樓的主管,則必須進一步強化演說技巧,並且找到屬於個人的談話風格。溝通顧問貝慈在《人人都要學的CEO說話技巧》書中,歸納出了成功領導人的八大演說祕訣:
1. 給大家big idea每一場演講或簡報,都需要一個「大觀念」來吸引、激發聽眾。美國前總統林肯的蓋茨堡演講,只講了三分鐘,全文僅二七一個字,卻能成為美國歷史上最偉大的演說之一,就是因為他言簡意賅地提出了一個了不起的想法,說服了全國人民繼續奮戰。
2. 針對當下發言:沒人喜歡聽老生常談、千篇一律的罐頭演講,你所談的內容必須跟坐在台下的聽眾有關、跟當下的時事有關,才能獲得聽眾的歡心,否則他們可能根本聽不下去。盡量多觸及聽眾心中的想法,談談大家關心的問題,才能讓他們把重要的訊息聽進去
3. 講話簡單明瞭:許多演說的效果很差,問題都出在企圖過大,講得太多、太複雜。你的訊息應該簡潔且直接了當,人家才會記得。
4. 實話實說:領導人最重要的特質,就是誠實與正直,所以,講話要像個CEO,就必須實話實說。你的聽眾不但期待你做出一場優秀的演說,也會期待你能夠說真話,不論真相如何。
5. 保持樂觀態度:身為領導人,無論你所面對的環境是好是壞,你都應該懷抱希望來平衡現實。樂觀主義是領導階層必須具備的特點,成功的領導人必須樂觀地看待各種可能
6.放眼未來:發言的時候,要讓聽眾知道你的信念大有可為。你對未來的願景、希望和信仰,將奠定組織的走向。放眼未來,人們自然會起身跟隨,讓理想成真。
7. 要真誠:領導人的頭銜愈大,愈容易阻礙和聽眾之間的溝通,因為聽眾覺得他們跟你之間,毫無共同之處。因此,你的任務就是要和觀眾建立關係,也就是要真誠
出色的領導人有能力讓自己顯得人性化,卻不失權威,例如,一家航空公司的執行長就很擅長利用自己的背景、興趣,甚至自貶式的幽默(例如他的禿頭),和每一種聽眾建立了連結。
8. 要有所主張:工作不只是一張飯票,人們做事,也是為了參與一份偉大事業。他們希望工作能有目的,組織能有一份使命。所以領導人必須把組織的任務、目的和價值觀,具體呈現出來。
專家提醒,站上講台時,想要讓這場演說加分,還得掌握以下幾個臨場要領:
盡量口語化:對聽眾講話,要像跟朋友喝咖啡聊天一樣,字句短一點要比長一點好。聲音、腔調、速度等表達方式,也應該自然、自在。
演說時,看著聽眾,不要看投影片。必要時,可以把投影機暫時關掉,或把螢幕調黑,讓觀眾的注意力再度回到你身上。
與聽眾建立互動,吸引注意:問幾個問題、要求他們舉手回應、參與分組討論等,都會讓聽眾更有興趣。
表現出活力十足,神采飛揚,讓聽眾覺得你很喜歡這場演講。
隨時準備應付各種突發狀況:沒有人知道,每次演講會出什麼狀況。也許電腦設備突然故障,也許演講會場臨時更換,你都必須趕快應變。
預留一小段發問時間,然後準時結束。



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