2011年10月5日 星期三

高手主管 開會4絕招

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【終生學習】
資料來源:天下雜誌第443期 圖片:呢圖網

開會最常出現的場面,不是鬧哄哄,就是靜悄悄。高明的主管如何成功主持會議?管理便利包提出開會重要訣竅,把會開好有四大關鍵可以依循。
「會議應該是互動的,不應是被動的;會議應該是有架構的,不應是散亂的。」───《成功的會議》作者韓克爾(Shri L. Henkel)
沒人喜歡開會,但開會卻是組織有效運作的關鍵要素。開會開得好不好,更是檢驗主管的領導能力,以及他的團隊工作能力及效率最直接的途徑。
開會最常出現的場面,不是鬧哄哄,就是靜悄悄。前者人多嘴雜議而不決,後者除了會議主持人滔滔不絕之外沒人發言,兩種情況都是沒有組織、沒有效率的開會,「開會開到死」的怨言自然出現,主管的威信也自然不斷受損。
討論如何開會的著作非常多,綜觀各家之言,把會開好有四大關鍵。
第1招、出席人選適當


一項會議能否開得有效果,首要關鍵因素就是與會者
很多主管喜歡愈多人開會愈好,因此經常可以看到有些與會者百無聊賴,從頭到尾不發一語,既浪費資源,也有害組織效率。因此,慎選與會人選,是會議能否開得好的第一步。
1.與開會主題直接相關:部門內直接相關的人,才需要出席,避免不相干的人參加,徒然虛耗資源。若是跨部門會議,請別的部門主管指定出席者,後續開會由被指定者出席,但必須將開會通知及會議結論同時寄給被指定者。
2.控制開會人數:開會人數最好不要超過十人,否則會議很難有效率。若開會人數太多,必須分組、分子題討論。
3.事先指定會議記錄者:會議紀錄至關重要,但許多人往往忽略這一點。開會之前,必須先指定誰來做會議紀錄,詳實記錄會議的發言、決議、決議事項執行者及執行時間表等細節
第2招、沒準備,別來開會
很多人兩手空空來開會,光是讓每個人進入狀況便耗掉許多時間。每個人都做足準備,發言討論才能夠切中問題,否則會議很容易陷入冗長無聊、浪費時間、難以達成結論。
1.事先說明會議的主題及目的:為避免離題及散亂,開會前必須寄發開會通知,清楚說明會議主題及目的,並指定報告人員。
2.事先將議程寄發給與會者:議程中除了討論事項之外,必須訂定報告時間、討論時間等細節,以利會議的推進。
3.備妥並閱讀報告資料:每一位與會者都必須準備好跟自己負責的部份相關的資料及報告,並至少在開會前一天寄給其他與會者;不報告的人也必須在進入會場前先閱讀完所有的報告和資料,並做好提問及發言的準備。每位與會者均做足準備,會議才能迅速進入有效討論及決議。
第3招、有議必有決
很多會議會而不議,議而不決,決而不行。這些問題,都出在議程管理不當及未釐清責任歸屬。
1.檢視上次決議進度:會議一開始,必須先檢視上次會議結果的執行進度,是否有發生問題或遇到困難?方向和時間表需不需要修正?然後才進行新事項議題的討論。
2.討論集中:進行報告時,為避免報告遭到打斷,疑問可提,發表意見則不宜。討論時,必須確保不離題。一旦離題,主管必須適時拉回主軸。與會人員意見衝突爭執不下時,主管必須懂得適度仲裁。必要時可動用表決解決爭議。
3.議必決、決必行:達到決議之後,指定負責及協辦人員,議定完成任務日期、進度檢查點(check points)及凍結點。檢查點目的在於進度回報及進度管理。凍結點指的是過了某個時間之後,該決議不得再做大幅度變動,以免造成混亂及延誤。
4.會議紀錄:會議紀錄必須包含會議名稱、與會人員、召開時間及地點、討論事項、發言,以及決議、負責執行人員、檢查點及凍結點。紀錄整理好之後,開完會的當天、最遲隔天,就把會議紀錄傳給所有與會者。其目的有二:一、讓每個人再度確認會議結果,以免有的人因認知不同而產生誤解。二、白紙黑字記錄下來,以利後續追蹤管理進度
第4招、開會不拖拉
開會最忌不準時開始,不準時結束,兩者都會嚴重影響所有與會者的工作、增加公司成本,同時延誤相關人等後續時程。
1.準時開始、準時結束:明訂會議開始時間,遲到超過十分鐘不得進場,嚴格制行,讓開會準時變成部門習慣。
2.進程時間控管:事先寄發議程,開會時將議程寫在白板上,嚴格按照時間表開會,如果議題討論即將超時又尚未達成決議,主管必須動用表決或親自決議。假如討論時發現該議題的確牽涉複雜,眼前沒有足夠資訊可供做出正確判斷,或不同部門需要再回去討論,則可暫時擱置,訂定下次開會時間之後,進入下一議題討論。

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