2011年9月30日 星期五

加班都是自己害的?3招職場專注力讓工作變少!

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【終生學習】
資料來源:天下雜誌 作者:吳凱琳 2003-12
「我從早忙到晚,但是沒有一件事情是完成的。我這麼的拚命,結果卻是白忙一場,沒有什麼成果。感覺自己一直被工作追著跑。我到底在忙些什麼呢?」你的忙亂不是因為工作太多,而是因為沒有重點、目標不清楚,所以才讓工作變得愈來愈複雜,時間愈來愈不夠用。

一天只有1,440分鐘,你能完成多少的工作?在資訊龐雜、速度加快的職場環境,我們必須在愈來愈少的時間內,完成愈來愈多的事情。在如今愈趨複雜與緊湊的工作步調中,「保持簡單」是最好的應對原則。「簡單」來自於清楚的目標與方向,你知道自己該做哪些事、不該做哪些事。這正是生涯顧問專家比爾‧詹森(Bill Jensen)給所有工作者的衷心建議。 

「少做一些,不是要你把事情推給別人或是逃避責任,而是當你焦點集中、很清楚自己該做哪些事情時,自然就能花更少的力氣,得到更好的結果,」詹森在接受最新一期的《快速企業》(Fast Company)雜誌訪問時如此說道。換句話說,目標清楚、掌握重點、做好溝通,是簡單工作的不二法門

1. 懂得拒絕別人,不讓額外的要求擾亂自己的工作進度

對於許多人來說,拒絕別人的要求似乎是一件難上加難的事情,你總是擔心:會不會因此丟了工作?我和同事之間的友誼是否就此結束?老闆有可能接受嗎?

拒絕的技巧是非常重要的職場溝通能力。只有你最清楚自己的工作情況,你必須對自己負責,管理自己的時間與工作,不應讓別人的額外要求,讓自己陷入忙亂的局面。在決定你該不該答應對方的要求時,應該先問問自己:「我想要做什麼?或是不想要做什麼?什麼對我才是最好的?」你必須考慮,如果答應了對方的要求是否會影響既有的工作進度,而且因為你的拖延而影響到其他人?而如果你答應了,是否真的可以達到對方要求的目標?

一旦有了決定之後,該怎麼拒絕呢?如果是比較熟識的同事、朋友,或是完全不相識的人,最好是直接了當的說:「抱歉,幫不上忙,」或是「現在真的很忙,抽不出時間。」不要多費唇舌,也不需要解釋一堆的理由,只要簡單的一兩句話就可以。而且必須在當下直接回絕,不要拖延一兩天才說出你的決定。不要考慮太多,寶貴的時間應該花費在以下提到的另一種情況。

如果是面對客戶或是比較不熟識的其他部門同事,就應該採取比較間接委婉的方法。你要考慮的問題是:要如何回應才能維持更好的關係,建立未來合作的基礎?

首先,你要說明為何無法答應的原因,並表示你的歉意。然後,最重要的是幫助對方找到另一個更好的解決方法,有沒有可能找到其他人幫忙。讓對方覺得你不是在推卸責任,而是真的想幫助他解決問題。

這時候的回答不再是「是」與「否」的問題,而是溝通與對話的過程。你不是拒絕對方,而是與對方溝通解決的方法。溝通的過程也同樣讓對方瞭解你實際的工作情況,而不會無緣無故的一再找上你,請求你的幫忙。 

2. 有效過濾郵件,讓自己的注意力集中在最重要的訊息上

電子郵件以及即時通訊技術是一種幸福,同樣也是一種詛咒。因為它,你可以看到全世界,也因為它,你被雜亂、沒有焦點、不必要的訊息給淹沒了。你應該要做的是知道何時要該關閉你的虛擬溝通之門。

賈德納市場研究公司(Gartner Research)認為,現代人無可避免的陷入了所謂的「無所不在的連結」(pervasive connectivity)的迷思,你讓所有人在任何時間都可以接觸到你。不僅是電子郵件,包括手機、即時簡訊等等。這些科技讓我們可以即時的溝通,我們也自然而然的覺得必須隨時讓人找得到、必須回應每一件事情、必須立即完成每一件事情。所有人都因為這種不切實際的期待而工作過量、過度消耗自己。 

垃圾郵件的氾濫或許是原因之一,但更重要的是,我們不知道要如何利用客觀的標準快速有效的過濾以及編輯大量的資訊,花費太多時間在不重要的信件上,真正需要你注意的卻被遺漏了。

正確的過濾流程,第一步是先看信件主旨和寄件人,如果沒有讓你覺得今天非看不可的理由,就可以直接刪除。這樣至少可以刪除50%的郵件。第二步開始迅速瀏覽其餘的每一封信件內容,除非信件內容是有關近期內(例如2星期內)你必須完成的工作,否則就可以直接刪除。這樣你又可以再刪除25%的信件。

前兩個步驟所花費的時間不應超過10分鐘。現在你的信箱應該只剩下25%的信件,但是並不表示你必須全部保留剩下來25%的信件。你必須判斷這封信件:是否與你現在的工作內容有關?是否有提到你必須完成哪些事?是否有說明應達成什麼樣的目標?是否有列出可使用的資源。如果不符合以上的條件,就直接刪除或是回覆給寄件人,請求對方盡快回覆以上的問題。經過以上三個階段的步驟,你應該可以成功的刪除90%的信件。 

3. 當沒有溝通的可能時,不要浪費時間想要改變

主管對於你的意見通常會有以下5種可能的回答:

完全同意:「我完全同意你的看法,也會全力的支持你。」
同意:「我並不是完全同意,但是我相信你的判斷。」
不置可否:「我不同意你的看法,原因是...不過很謝謝你的意見。」
不同意:「就照我的方法做。」
完全不同意:「我絕不允許有這樣的想法,更不允許其他人有這樣的想法。」

如果你發現,在溝通的過程中,主管的回答多半是前三種情況,就表示這個主管是可以溝通的,願意接受別人的想法。如果多半屬於最後兩種的情況,就代表他是不容易溝通的人。總是聽不進別人的意見、衝動做出決策、不願意反省、只為了個人的利益或權力...不論你提出什麼樣的想法或意見,每一次都是吃了閉門羹。 

如果真的遇到這樣的主管,完全沒有溝通的可能時,這時候你就不必再浪費時間或精神做無謂的溝通或是嘗試改變。這時你必須做出選擇,你是否能夠接受這樣的工作環境,凡事只依照主管的意見做事;或是你比較喜歡有自己發揮的空間。這是選擇的問題,無關乎好與壞

你可以有以下的做法:微笑點頭:你已經決定不會將所有的精力投入在這家公司,只當這是一份工作,做好份內的事情就可以。這份工作不是你生活中非常重要的一部份,你寧願花更多的時間在家庭或是自己的興趣上。

工時長、壓力大,很難讓你找時間過健康生活,包括運動與好整以暇吃健康食物,對身心的影響一籮筐。專家估計,約有90%的疾病與壓力有關,小則讓人肩頸痠痛、疲倦、頭痛、失眠、胃腸消化不良,長期壓力更可能引起免疫力降低、胃潰瘍、高血壓、心臟病、中風、憂鬱症等等,甚至可能促進癌症形成。

聰明的上班族選擇當「不加班達人」,不讓工作壓力壓垮自己。他們掌握了管理時間、提升效率的訣竅,用最短的時間做最多的事,然後享受下班後的生活。除了培養工作上的專注力,還有5招撇步可以學習:

一、立志不加班

「不加班達人」有一個共同的觀念:人生不是只有工作這件事,還有很多事值得去體驗。他們以不加班為目標,有了目標,才有動力堅持下去。

經營保健食品的百麗康美公司經理陳建中,是澳洲總公司在台灣唯一的代表,他形容自己像「千手觀音」,大小事都得自己來,但他卻很少加班。

用不放棄的意志,不斷尋找和運用更有效率的工作方式,達到不加班的目標,」他說。

二、紀律為效率之母

投信投顧公會秘書長蕭碧燕曾在「加班是正常,不加班才是反常」的投信業工作,但她一向奉行「非不得已絕不加班」的原則。在她的字典裡,「加班」幾乎是「效率差」的同義詞。

能做到再忙也很少加班,蕭碧燕的秘訣是自我管理。雖然她住家遠,仍然一大早八點多就到辦公室,然後依著列在紙上的工作重點,一一完成

紀律不但影響效率,更反映工作態度:你到底在不在乎這件事?」她相信懂得自我管理的人,自己是最大的受惠者。

從事保險業20年的安泰人壽敦宇通訊處總監駱碧鶯,也靠紀律提升效率。她把會議固定在每週一、三、五早上,其他時間就可以自由運用,確保重要的事不會漏失。

三、確認工作目標,分辨輕重緩急

《商業周刊》創辦人何飛鵬在《自慢》中指出,企業組織普遍有「做不完定律」:事情永遠做不完,如果做得完,你就是組織中不重要的人。

反正事永遠做不完,則熬夜加班只不過是延長噩夢。他認為,不如應用「80/20法則」提升效率:花80%的時間與精力做20%的重點工作,剩下20%的時間與精力簡化處理80%的非重點工作

104人力銀行行銷處公關經理方光瑋提醒,提升效率的重要原則是:先跟主管確認工作目標,判斷事情的輕重緩急,否則悶著頭苦幹,結果可能是做白工:你做的不是老闆要的;老闆認為重要且急迫的任務,你卻沒做。

蕭碧燕有一次請秘書發一封重要的電子郵件給各投信投顧的總經理,結果有些信被退回了,秘書搞不清這件事的重點在「儘快通知到對方」,竟然花了一天研究信為什麼被退回,卻沒有用傳真趕快讓那些人收到信。「工作抓不到重點,當然沒效率,」蕭碧燕說。

管理學上常用四個象限來區分事情的輕重緩急:

重要又緊急的事:通常是突發事件,可以凸顯上班族的應變能力,一定優先處理

重要但不急的事:如健康、親子關係、經營客戶,依照計劃按部就班來做,以免拖成重要又緊急的事。

不重要但緊急的事:例如請款、做報表等瑣碎的事,不需要太多思考,可以利用零星時間分次處理

不重要且不緊急的事重新思考需不需要做、能不能簡化。「如果你發現第10個步驟才會影響結果,那麼1~9步就應該想辦法省略或簡化,」蕭碧燕舉例。

四、不斷尋找更好的工作方法

紀錄工作時間:著有《為生活工作》的記者喬.羅賓森(Joe Robinson)建議,把一週生活做成明細表,記下每天每件事用了多少時間,然後使用時間的模式就會浮現。例如主管可能發現有大半時間在開會,就可以考慮將性質相近的會議合併,或授權部屬處理。

目標管理:方光瑋建議,當你接到一件重大工作,可以把它分成幾個子目標,然後從預定完成的日期反推回來,訂出各子目標的完成日期,就不會不知道從哪裡著手,也可以避免把所有工作都壓縮在截止日前。

降低干擾,全神貫注:處理重要工作時,不妨關掉手機、電子郵件信箱,請同事暫時不要跟你說話,甚至關上門,確保有一段時間不受干擾。

大塊文化董事長郝明義有一次在處理堆積如山的工作時,告訴秘書不要有任何打擾,然後開始專心解決積案,不到中午,所有東西都進了發文匣,他覺得餓了,但一看時間,竟才過了15分鐘。專心的效益真是不可思議,他形容這是「時間給的神秘禮物」。

「預習」工作:文字工作者洪閔慧在進公司前,會在路上把今天要做的事想一遍,進公司後就可以直接開始。她通常先處理打電話、寫信這些瑣事,處理重要事情時,就不會被打斷。

提升技能:投信投顧公會秘書長蕭碧燕曾發現一位同事常加班,後來知道原來她不會打字,只好用「一指神功」慢慢敲。蕭碧燕建議,職場上必備的一些能力、知識,一定要靠自己去學。

善用幫手:百麗康美公司經理陳建中推薦上班族利用新科技(如電腦軟體裡的行事曆功能、PDA等)管理時間。他如果與人有約,PDA手機半小時前就會提醒他,他就知道手上的事該準備結束。

陳建中也把電腦檔案、電子郵件分不同的資料夾管理,資料夾中再細分子目錄,找檔案時就不用大費周章。

做「一舉數得」的事:陳建中如果去外地訪視門市,動線會儘量排在一起。例如去台中,就順路先去林口,回台北時選擇坐火車,順道拜訪位於火車站附近的貨運公司。

五、你不需要是萬能的

承認自己的能力、時間都有限,多向別人請教、學習別人的工作方法,這並不可恥,」陳建中認為。

主管也不必為了展現能力而把所有事往身上攬。「主管事必躬親,一來會累壞自己,二來讓同仁過度依賴,反而失去學習機會,」陳建中說。

蕭碧燕建議,主管只要抓大方向、訂大目標就好,執行細節由同仁去規劃,真正執行時主管再去看成效。「充分信任部屬、授權,主管才能花更多時間去思考更重要的事,」她說。

六、管理情緒,不讓工作成為人生的全部

大塊文化董事長郝明義在《工作DNA》中指出,一個人最終的成敗往往不是所謂的「專業能力」決定的,而是一些「基本功」,情緒就是其中之一

蕭碧燕發現,很多上班族花太多時間在抱怨,卻不去解決問題。她認為,過多的抱怨只會讓人愈來愈討厭這份工作,效率更差。

蕭碧燕會藉看美食雜誌紓解工作壓力,「不一定能去這些餐廳,但看了賞心悅目,」她說。她也喜歡繡十字繡,辦公室掛了好幾幅作品。

104人力銀行公關經理方光瑋每天開車往返桃園與新店間,早上他利用這段車程規劃一天的工作、培養工作情緒;晚上回家時,他會聽音樂幫助放鬆,「讓辦公室裡的情緒、工作,隨著窗外景色一起拋諸腦後,」他形容。

陳建中則用慢跑、跟太太一起下廚來紓解壓力。

西方早有「work hard, play hard」(努力工作、努力玩)的觀念;日本趨勢觀察家大前研一近年也倡導「OFF學」:把工作的開關關掉,好好享受下班後的生活,工作時才更有效率。他自己就喜歡釣魚、滑雪、吹單簧管,偶爾還騎重型機車出遊,豐富的生活經驗幫助他創意源源不絕。

充分休息、讓自己喘口氣,絕對是道德而且必要的。超時工作小心有害健康!

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