2011年8月22日 星期一

上班族必看》教你趕走辦公室的時間賊

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【終生學習】
資料來源:商業周刊1065期/2008/4/21

數一數,如果你的身邊圍繞的小偷越多。你越需要用些聰明方法來抓到它! 本刊集合四大知名企業的Know-How,提供你趕走時間小偷的妙方。


即便你已經做好縝密的管理計畫,但請別忽視身邊有些瑣碎事情,正一點一滴偷走你的時間: 
□ 一、純打屁的MSN對話 
□ 二、冗長又沒有效率的會議 
□ 三、無聊的電子郵件 
□ 四、長舌的電話 
□ 五、老闆不明確的工作分配 
□ 六、遲到的朋友 
□ 七、出其不意的訪客 
□ 八、總晃到你辦公桌旁長舌的辦公室同事 
□ 九、混亂的辦公桌讓找東西變得困難 
□ 十、拖延、優柔寡斷,甚至要求完美的個性 

數一數,如果你的身邊圍繞的小偷越多。你越需要用些聰明方法來抓到它! 本刊集合四大知

名企業的Know-How,提供你趕走時間小偷的妙方。 

愛普生: 計算時間成本,終結無效率會議 
適用對象:決心要改善效率的企業 

開會前做法: 
一、問自己,真的有必要開這個會嗎? 
二、負責人最好一週前發出會議通知:包含時間、地點、參加人數、主題、議程及與會人員與簡報內容(一分鐘用一張簡報)。 

開會時做法: 
準備道具:馬表與響鈴 
一、跟大家報告開會的時間成本(人數X時間X薪資成本)。 
二、要求大家提前入座,準時開始(老闆不到也要開始)。 
三、主席追蹤上次開會結論,報告會議目的。每個人報告必須留1/3的時間討論,距離結束前一分鐘按鈴一次,前30秒按鈴第二次,時間到,把簡報螢幕收起來。 
四、一定要討論出結果,絕不拖到下一次。會議結果要在結束前複誦一次。 
五、開會完後,24小時內發出會議紀錄,指定人員追蹤結論後果。
六、定期追蹤會議品質:評量指標包含簡報事前準備率、出席率、準時與會率、達成決議率與準時結束率。


英特爾: 4D分類法,電郵再多也不怕 
適用對象:總是花很多時間處理信件,但收件夾永遠堆積如山的人 
做法: 
一、處理郵件前,再問自己一次,是否打電話就可一次解決事情。 
二、一天集中確認email一、兩次即可,別隨時確認。不能今天解決的也要歸類處理,否則信件只會越積越多。 
三、每天工作的第一個小時,千萬別拿來看email,而是該做今天最重要的事。 
四、處理來信,用4D法來分類,你要刪除(Delete)、執行(Do)、委任他人(Delegate)或是拖延(Defer)。刪除信件,不用客氣,根據微軟統計,每100封你收的信中,有50%是可以被刪掉的,30%可以被委任,或是該在2分鐘內被處理掉的。 
五、一次就把信寫好!寫信要目的明確,標題上就註明這是要求行動的通知,以免對方忽略,你還要再寫一次信提醒。 

IBM: 兩招提高執行力 打敗拖延 
第一招:香腸切割法 
適用對象:不想拖拉,可是計畫很大,總感覺做不完的人 
做法:把大計畫切割,就像切香腸般,可以讓你一口一口吃掉。 

切割的原則有三:第一,被切割的段落要有相關性。第二,分割時從較小量的段落開始,這樣做完會有成就感,會更有往上挑戰的動力。第三,每個切點要列出期限與休息時間,你會更有動力完成,達到切點,一定要休息。這有獎勵與讓自己思考下一步的好處。 

第二招:T字分類法 
適用對象:優柔寡斷,總是難下決心的人 
做法:拿出一支筆,一張紙,畫出個T型,左邊寫下做此事的好處,右邊寫下壞處,別以為這方法看來很笨,但是,它卻是讓很多聰明人很快下定決心的好方法。






Google: 721法則,克服一心多用難題 
適用對象:日常工作很多,又想要把時間分割出來想新idea的人 
做法:Google教導所有員工,把7成時間專注在原本的工作上,如何改良新搜尋技術;2成時間花在跟核心工作有關的新事物發想;剩下的1成時間與精力,就花在完全沒有關聯的新案件上。 

這樣的系統性規畫,讓你不會總是陷在新舊事物時間分配的兩難中。如此,大家也不會都把時間陷在眼前緊急的事裡,無法思考未來。

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