2011年8月8日 星期一

隨手筆記,力量不可思議

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【終生學習】
資料來源:2011-07 Cheers雜誌
一本筆記本,可以改變一個人的命運、企業的營運績效,甚至全世界的歷史!

為了捕捉創意、提高工作效率,你嘗試過哪些方法?
有一種方法,你很可能每天都在做,但卻絲毫未察覺出它的威力。
它常常是你自發性的反應,但卻做完即丟,沒有累積、經過思考,更無法產生意義。
但是,有人卻把這毫不起眼的動作,發揮到淋漓盡致,讓自己成為改變世界的偉人、扭轉企業的命運、打造個人的成就功名。
這個動作,就是「做筆記」。 500多年前,義大利文藝復興時期的藝術大師達文西(Leonardo da Vinci),就特別闡述過做筆記的重要。他說:「筆記本是你的嚮導與師父。」


早在

達文西一生寫下數目龐大的筆記,他習慣將隨時留心觀察的人事物,書寫或畫在隨身攜帶、由不易擦掉的色紙訂成的小本子,舊的一本記完,再換一本新的,紀錄涵蓋的主題從建築、繪畫、醫學……。如果達文西當初沒有留下筆記傳世,後代就不可能透過文字和圖畫,了解這位曠世奇才的心靈和思想。
愛迪生(Thomas Alva Edison)在成功發明電燈之前,也先後寫了超過200多本實驗筆記,頁數多達4,000多頁,筆記上更不厭其煩地寫下自我評語。他留下一句名言:「天才是百分之一的靈感,加上百分之九十九的努力。」
筆記本的威力,在穿越時空後依然不減。在競爭激烈的職場,愈是叱吒風雲的人物,對寫筆記這件事,愈是謙卑,把筆記本當作是成功的嚮導、創意的線索。
因此,要追溯一家企業的競爭優勢固然有各種不同方向,但絕沒有一個切入點像是打開CEO的筆記本,不但抽絲剝繭地呈現企業家的思路,而且立刻可以學習實踐。
浩漢產品設計總經理陳文龍的筆記本之於浩漢,就是最好的例子。
將資料收集當作習慣
陳文龍把浩漢設計打造成亞洲最大華人設計公司的祕密武器,憑的是一套他口中的「知識管理平台」。在這個系統中,旗下每一位設計師的績效、作品、競圖等資訊一覽無遺,員工很難為表現不佳找藉口,「我都靠這套系統K人,」陳文龍曾對《Cheers》雜誌記者透露。
這個管理制度緣起,靠的卻是他在筆記中無意間寫下的1個關鍵字:「知識管理」。
每次啟動「好奇」按鈕,陳文龍就開始往外探索找答案。他透過閱讀、問人或對話,記錄下來,逐漸拼湊出這套管理系統的架構。
翻開他不同主題的手寫筆跡檔案,有各大國外飯店的信紙、甚至便當訂購DM的空白面,都有他思考的軌跡。
除了手機外,他更養成隨身攜帶相機的習慣,看到不錯的影像或文章,就直接拿出來拍攝。有時怕靈感稍縱即逝,手機一開就自己口述錄音。
陳文龍還透露,「我有撕雜誌的壞習慣。」原來是看到感興趣的報導或圖片,他也隨手一撕或拍照存證,然後留做筆記。最近他在飛機上撕最多的就是女性化妝品臉部特寫。「因為我在研究東西方女性的眉毛線條。」
雖然紀錄零散、主題眾多,但陳文龍的檔案管理並不馬虎。每週他會騰出時間,把所有筆記手稿請太太幫忙輸入電腦、或是直接把手稿拍照建檔,一旦需要時打開電腦,靈感就隨手可得。
採訪前一天,陳文龍將準備談話的重點,很有系統的寫在一張銀色的A4高級色卡紙上,上面還特別註明採訪主題、日期和時間,循著字跡便能清晰看出他的思考脈絡。
「我一直相信亂中總會出現新的次序。做筆記已經變成我的習慣,我一定會隨身攜帶紙筆、相機,就算是去逛街、喝咖啡隨手翻閱的雜誌,可能會因此找到苦思多時的線索或答案,這時候一定要馬上記下來。」
筆記人人會做,到底成功人物做筆記跟一般人有什麼不一樣?
關鍵的差異,與其說是「形式」,倒不如說是「層次」:只是敷衍了事,寫過便忘,還是能從「資訊擷取」,提升到「思考」,最後成為「行動的提示」?
日本GMO集團創辦人熊谷正壽就這麼說:「一本記事本,足以改變你的人生,絕不是誇大其辭,我的人生也是因為一本記事本就此改變。」
熟記筆記內容,創出新契機
熊谷正壽在《記事本圓夢計畫》一書中提到,「我的上市公司是從記事本中創造出來的。」一名高中輟學生,21歲時在筆記本寫下「35歲前要讓我的公司股票上市」的夢想目標,15年後他自創的公司成為日本首家成功上市的網路公司。
他認為:「記事本與夢想。兩種看似不相干的東西,實際上卻有非常緊密的關係。實現夢想的方法之一,就是利用記事本,將夢想寫進記事本,然後時常將它帶在身邊。」
京華鑽石董事長柯朝祥,也是靠筆記本改變自我,成為一個談吐幽默,學富五車的成功企業家。
他自認學歷不高,只有國小畢業,到了40多歲還會為了上台說話心驚膽跳,於是他下定決心改變,方法就從做筆記開始。
一開始他單純想把「好聽的話記錄下來」,凡是在婚宴、演講場合聽到任何佳句、格言、寓言故事,他就馬上用紙筆記下關鍵字,以此自我訓練口才。
他甚至將閱讀行銷、管理各類書籍以及各大財經雜誌的重點,用三角形和打勾標記分別表示「最重要」和「次要」。然後,手抄一篇在筆記本上,再將重點自己口述錄成錄音帶,不斷反覆聆聽,變成日常生活與人談話、演講的素材。
一疊疊小山般的筆記本和錄音帶,是柯朝祥20多年來的累積。清一色的橫格活頁筆記本封面,分別寫上「書本」、「雜誌」、「卡內基」等分類標記。像「32本書」表示筆記本中抄有32本書的重點菁華,第一頁詳細記錄32本書的書名,閱讀時一目了然。封面的「21」、「22」等數字編號,代表與內容相對應的錄音帶編號,至今錄音帶已累積超過100卷。
經過「讀一遍、抄一遍、錄音一遍」,這些筆記內容早已內化為柯朝祥腦中反射性的語言。他也像留聲機一樣,每個問題都能舉一反三,旁徵博引各種寓言故事、國台語俚語,跟柯朝祥對自己當年「口才不好、記性不佳」的形容簡直有天壤之別。
善用筆記的威力,小則重寫人生,大則足以改變一家公司的企業文化。

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